구글 관리자 계정 생성 및 기본 설정 방법

구글 관리자 계정 생성 및 기본 설정 방법

 

구글 관리자 계정은 Google Workspace(구 구글 G Suite) 서비스를 관리하는 핵심 계정입니다. 기업 또는 조직이 이메일, 드라이브, 캘린더, 보안 설정 등을 통합 관리하기 위해 반드시 필요하며, 도메인 등록부터 사용자 추가까지 체계적인 설정이 요구됩니다. 그런데 어떤 요금제를 선택하고, 관리자 계정을 만들기까지 정확히 어떤 절차를 따라야 하는지 막막하다는 이들이 많습니다.

 

1. 구글 관리자 계정의 개념과 핵심 역할

1) Google Workspace 관리자 계정이란?

 

구글 관리자 계정은 조직 내 모든 Google 서비스 사용자 계정을 생성하고 관리할 수 있는 최고 권한 계정입니다. 일반 Gmail 계정과 달리 @회사도메인.com 형태의 커스텀 도메인 메일을 사용하며, 이메일 보안 설정, 공유 문서 정책, 로그인 보안까지 설정할 수 있습니다.

 

기업 외에도 학교, 비영리단체, 스타트업, 학원, 병원 등에서 폭넓게 활용 중입니다.

 

2) 개인 Gmail 계정과의 차이점

 

일반 Gmail 계정은 개인 사용자를 위한 것이며, 공유 정책이나 데이터 보안, 사용자 관리 기능이 없습니다. 반면, Google Workspace는 이메일 도메인을 기업에 맞게 커스터마이징하고, 관리자 콘솔에서 모든 설정을 통제할 수 있습니다.

 

이중 인증, 계정 백업, 그룹 메일링 설정까지 다양한 관리 옵션이 제공됩니다.

 

3) 관리자 계정 생성이 중요한 이유

 

회사 전체의 데이터 흐름, 보안, 권한 체계를 한 계정으로 관리할 수 있기 때문입니다. 특히 입사/퇴사 시 계정 회수와 문서 권한 이관이 쉬워, 정보 유출 방지 및 법적 보안 의무 대응에도 유리합니다.

 

Google Workspace 계정, 어떤 상황에서 꼭 필요할까?

• 회사 메일을 @gmail.com이 아닌 기업도메인으로 운영하고 싶을 때
• 직원 계정을 중앙에서 생성·삭제·관리하고 싶을 때
• 외부 유출 방지, 이중 인증, 권한 설정이 필요할 때
• 드라이브, 캘린더, Meet 등 협업 도구를 조직 단위로 통합 운영할 때

2. 관리자 계정 생성 절차와 필요한 준비물

 

1) Google Workspace 가입하기

 

https://workspace.google.com으로 이동해 ‘시작하기’ 버튼을 클릭합니다. 조직명, 인원 수, 국가, 현재 사용하는 이메일 주소를 입력 후, 도메인 설정 단계로 이동합니다.

 

요금제는 Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise 등 4가지가 있으며, 가장 많이 사용되는 건 Standard 플랜입니다.

 

2) 도메인 준비 또는 구매

 

관리자 계정을 만들기 위해선 반드시 조직의 도메인이 필요합니다. 이미 보유한 도메인이 있다면 입력하고, 없다면 Google을 통해 신규 구매도 가능합니다. 도메인 예시: yourcompany.co.kr

 

기존 도메인을 사용하려면 도메인 소유 확인 절차(DNS TXT 레코드 설정)이 필수입니다.

 

3) 관리자 계정 정보 설정

 

도메인을 인증한 후, 관리자 이름, 성, 사용자 ID(예: admin@yourcompany.co.kr) 및 비밀번호를 설정합니다. 이 계정이 최상위 권한을 가지므로, 보안 강화 설정(2단계 인증 등)을 바로 적용하는 것이 좋습니다.

 

항목	필요 여부	설명
도메인 소유 여부	필수	도메인 등록 또는 구매 필요
신용카드	필수	30일 체험 후 결제용
관리자 이름 및 이메일	필수	관리자 계정 설정 시 필요
기존 이메일 주소	선택	구글 알림용 메일로 활용

3. 관리자 콘솔 기본 설정 항목

 

 

 

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1) 사용자 추가와 그룹 관리

 

관리자 콘솔에 로그인한 후, [사용자] 메뉴에서 직원 계정을 생성합니다. ID, 이름, 직책 등을 입력하고 초기 비밀번호를 부여합니다. 부서 단위로 그룹 이메일을 만들고 역할 기반 권한을 부여하면 효율적인 조직 운영이 가능합니다.

 

예: hr@회사도메인, dev@회사도메인 등

 

2) 보안 설정: 이중 인증 필수

 

2단계 인증(2FA)을 활성화하면 관리자 계정뿐 아니라 전 직원 계정 보호가 강화됩니다. 관리자 콘솔 > 보안 > 로그인 설정 > 2단계 인증 메뉴에서 설정 가능하며, 전화번호, 인증 앱, 보안 키 방식 중 선택 가능합니다.

 

3) 공유 드라이브 및 접근 권한 설정

 

Google 드라이브 내에서 공유 드라이브(Shared Drive)를 생성하면 파일을 사용자 계정이 아닌 조직 단위로 관리할 수 있습니다. 직원 퇴사 시에도 문서가 남아 있어, 지식 자산의 연속성 유지가 가능합니다. 각 폴더별로 보기, 편집, 관리자 권한을 세분화할 수 있습니다.

 

Google 관리자 계정 설정 요약

• Google Workspace 요금제 선택 후 가입
• 도메인 소유 및 인증 필수
• 관리자 ID는 조직 내 최고권한 계정
• 2단계 인증 및 계정 보안 설정 필수
• 사용자, 그룹, 드라이브 접근 권한 설정으로 협업 최적화

구글 관리자 계정 만들기

4. 실무에서 자주 마주치는 설정 실수와 해결법

 

 

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1) 도메인 인증 누락 문제

 

Google Workspace 가입 후 가장 많이 발생하는 문제가 도메인 인증 실패입니다. 특히 DNS 설정이 익숙하지 않은 사용자는 TXT 레코드를 잘못 입력하거나, 적용 대기 시간을 고려하지 않아 오류 메시지를 반복적으로 보게 됩니다.

 

도메인을 인증하려면, 도메인을 구매한 업체(Naver, Gabia, GoDaddy 등) 관리 콘솔에서 DNS 설정 화면에 들어가 Google이 제공한 TXT 값을 정확히 복사·입력하고, 저장 후 최대 48시간 기다려야 합니다. 이 과정을 생략하면 관리자 계정 자체가 정상 등록되지 않습니다.

 

2) 직원 계정 생성 후 로그인 오류

 

직원 계정을 생성했지만 로그인되지 않는 경우는 보통 초기 비밀번호 설정 미흡 또는 계정 활성화 누락 때문입니다. 관리자 콘솔에서 사용자를 추가할 때 ‘계정 활성화됨’ 상태를 확인하고, 로그인 후 반드시 비밀번호 재설정 강제 옵션을 체크해야 직원이 정상적으로 최초 로그인 후 비밀번호를 바꿀 수 있습니다.

 

3) 부서·조직 단위 분리 미적용

 

기업의 경우 IT 보안, 영업, 경영지원 등 다양한 조직으로 나뉘기 때문에 Google 관리자 콘솔에서 조직 단위(OU) 구조 설정을 미리 해두는 것이 중요합니다. 조직 단위를 구분하면 보안 정책, 앱 접근 권한, 저장 용량 한도 등을 직무별로 차등 설정할 수 있습니다.

 

OU 설정 없이 전 직원에게 동일한 정책을 적용할 경우, 보안과 사용성 모두에서 문제가 발생할 수 있습니다.

 

설정 실수를 막기 위한 관리자 팁

• 도메인 인증 후 최소 30분 대기 후 계정 활성화 진행
• 직원 초대 시 초기 비밀번호와 재설정 체크 필수
• OU 구조로 조직 세분화해 정책 분리
• 공유 드라이브는 사내 규칙 정한 후 개설
• 보안 이벤트는 관리자 알림 수신 설정

5. 관리자 계정 운영 팁과 장기 활용 전략

1) 퇴사자 계정 처리 매뉴얼화

 

직원이 퇴사할 경우 그 계정의 데이터(메일, 드라이브 등)를 다른 계정으로 이전해야 합니다. Google Workspace에서는 ‘데이터 이전 도구’를 제공하여, 간편하게 계정 간 데이터 마이그레이션이 가능합니다. 퇴사일 기준으로 계정을 비활성화하거나 삭제 처리하기 전, 공유드라이브 포함 여부를 체크하는 것이 핵심입니다.

 

2) 감사 로그 및 활동 모니터링 활용

 

관리자 콘솔 내 [보안] - [감사 로그] 메뉴를 통해 전 직원의 로그인 기록, 드라이브 파일 접근, 앱 사용 현황 등을 추적할 수 있습니다. 이는 내부 정보 유출 예방과 사이버 보안 감사 대응에도 필수적인 항목입니다.

 

보안 이벤트가 발생하면 이메일이나 모바일 앱을 통해 즉시 알림 설정을 해두는 것이 좋습니다.

 

3) 관리자 계정 2중화와 권한 분산

 

하나의 관리자 계정만 있을 경우, 계정 분실이나 이탈 시 조직 전체의 운영이 마비될 수 있습니다. 따라서 최고관리자 외에 최소 1~2명의 보조 관리자 계정을 생성해 권한을 분산시켜야 하며, 각 관리자 역할을 구분하여 할당하는 것이 안전합니다.

 

항목	권장 여부	효과
퇴사자 데이터 이전	필수	자료 유실 방지 및 업무 연속성 확보
활동 로그 주기적 점검	권장	정보 유출 예방 및 보안 강화
관리자 2중화	강력 권장	비상시 복구 및 운영 안정성 유지

관리자 계정 실전 운영 요약

• 퇴사 시 자료 이전 → 계정 정리 루틴화
• 활동 로그 주 1회 이상 확인 권장
• 최고관리자 외 보조 관리자 1명 이상 필수
• Google 보안센터와 콘솔 알림 기능 병행
• 도메인 소유 갱신일 자동 알림 설정 권장

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구글 관리자 계정 자주하는 질문

Q. 구글 관리자 계정은 Gmail 계정과 동일한 건가요?

아닙니다. 구글 관리자 계정은 조직의 도메인을 기반으로 만들어지는 Google Workspace 전용 계정으로, 일반 Gmail 계정과는 별개입니다.

Q. 도메인이 없는데도 Google Workspace 가입이 가능한가요?

도메인이 없는 경우에도 Google에서 바로 구매하면서 가입 절차를 진행할 수 있습니다. 단, 반드시 도메인 인증 단계를 거쳐야 합니다.

Q. 직원 계정 수가 많은데 일괄 등록 방법은 없나요?

있습니다. CSV 파일을 활용해 수십 개의 계정을 한 번에 등록할 수 있으며, 관리자 콘솔에서 '사용자 추가 > 일괄 업로드' 기능을 사용합니다.

Q. 퇴사한 직원의 계정은 바로 삭제해도 되나요?

아니요. 삭제 전 반드시 데이터 백업 또는 이전 절차를 거쳐야 합니다. 계정 삭제 후에는 복구가 어렵습니다.

Q. 무료로 사용할 수 있는 방법은 없나요?

Google Workspace는 기본적으로 유료 서비스지만, 가입 후 30일간은 무료 체험이 가능합니다. 그 이후에는 요금제에 따라 자동 전환됩니다.